COVID-19: Homeoffice Kummerkasten

Mit diesem Post wollen wir ein paar unserer Erfahrungen teilen und wollen auch anbieten für alle, die mit Anlaufschwierigkeiten zu kämpfen haben, mit Rat und Tat zur Seite zu stehen. Wir werden den Post über die nächsten Tage auch immer wieder mit neuen Informationen anreichern – je nachdem welche Fragen Ihr uns stellt!

Eine Beobachtung die wir allerdings gerade auch machen: Home-Office mit Pandemie ist nicht das gleiche wie Home-Office ohne Pandemie! Einige digitale Dienste kommen dann doch immer mal an die Grenzen weil sie von überraschend vielen Leuten benutzt wird; Kinder sind mit zuhause und wollen mit in die Videokonferenz; die eigene Konzentration leidet vielleicht auch unter den Sorgen über Familienmitglieder oder eine ungewisse Zukunft. Das alles erschwert das Home-Office und wenn Ihr neu dabei seid – lasst euch nicht gleich entmutigen, auch wir sind trotz unserer langen Erfahrung nicht genauso produktiv wie vor Covid-19! Nicht umsonst nennen wir das hier den "Home-Office-Kummerkasten" – Ihr dürft uns auch gern euer Leid klagen, weil's grad alles doof ist …

Ich möchte Euch was zum Homeoffice fragen!

Updates

• Mittwoch, 25. März: Konzentration im HomeOffice mit der 7-Task-Liste; Einleitung um "Home-Office während einer Pandemie" ergänzt
• Freitag, 20. März: Videokonferenzen - Muting und "Push-To-Talk" um "Videobombing" zu vermeiden. Die wachsende Menge an Inhalten wieder etwas strukturiert.
• Donnerstag, 19. März: Mehr Tipps im Abschnitt "Achtet auf euren Körper" - denkt an kleine Pausen und ans Lüften! Außerdem zu Videokonferenzen: digitale Kaffeepausen und rechnet fest mit technischen Problemen!

Goldene Regel: geht mit euren Kolleginnen, Partnerinnen, Kindern und euch selbst gut um

Haltet euch auf dem Laufenden! – Wenn man allein zuhause ist merkt man nichts von den Zwischentönen die man im Büro normalerweise mitbekommt. Vorteil: Ihr könnt euch besser konzentrieren. Nachteil: wenn bei einem Eurer Kollegen eine Krise ausbricht, kann das untergehen und ihr wartet auf eine Antwort die vielleicht nicht zeitnah kommt. Dazu gehört nicht viel: wir pflegen einen Chat (geht auch per Messenger-Gruppe) in dem wir uns begrüßen und sagen warum wir schnell mal weg sind. Gleichzeitig teilen wir unsere Kalender und legen auch Termine an in denen nur "Arbeit" oder "Kinder hüten" steht. So weiß jeder ob ihr eigentlich grad arbeiten wollt oder nicht. Wichtig: abonniert die Kalender so, dass sie sehr häufig aktualisiert werden – einmal pro Tag ist zu wenig, alle 15 Minuten reicht.

Zwischentöne gehen in Chats schnell unter und es kann stressig werden. Vorbeugen kann man hier indem man anderen erstmal keinen bösen Willen bei einer etwas merkwürdigen Nachricht unterstellt und der großzügige Einsatz von Emojis kann hier auch helfen. (Achtung: mehr als 5 Smileys pro Satz wirkt dann schnell mehr als albern. Muss manchmal sein, aber vielleicht nicht immer.) Wenn Ihr das Gefühl habt dass Ihr Euch mit einem Kollegen missversteht, dann greift zum Hörer oder zur Kamera – bei Kommunikationsproblemen hilft es wenn man das Medium wechselt.

Richtig anfangen – im Homeoffice ist es verlockend noch diverse andere Dinge zu erledigen. Ich selbst habe am Anfang 3 Monate gebraucht um da in einen richtigen Rhythmus reinzukommen. Wenn ihr nicht unter Quarantäne geht, dann würde ich euch empfehlen einen Spaziergang von 5-10 Minuten rund um euer Haus einzulegen um dann wieder nach Hause zu kommen und mit der Arbeit loszulegen. Was bei mir nicht funktioniert hat: über Mittag mal schnell einkaufen schien am Anfang verlockend. Das hat aber schnell dazu geführt dass meine Mittagspause regelmäßig 1-2h lang wurde und mir die Zeit für andere Dinge davongelaufen ist. Gerade wenn Ihr vielleicht zu zweit und mit euren Kindern im Homeoffice seid müsst Ihr euch gut koordinieren... was uns auch schon zum nächsten Thema bringt:

Zu zweit im Homeoffice – meine Frau und ich wechseln uns jetzt im Prinzip mit der Kinderbetreuung ab und arbeiten stundenweise etwa 50/50 von Zuhause. Wir planen das auch recht detailliert anhand unserer Kalender und müssen das häufig aktualisieren um uns auf die ändernden Gegebenheiten der Partner*in anzupassen. In so einer Situation kann es wiederum sinnvoll sein die Zeit mit den Kindern zum Einkaufen zu nutzen – aber berücksichtigt bitte euer Risikoprofil mit wem ihr wie lange wohin rausgeht ...

Andrea berichtet, dass Sie im Home-Office immer wieder anfällig für Ablenkungen ist. Das gleiche beobachte ich bei mir auch - ich habe zwar 5 Jahre ausschließlich im Home-Office gearbeitet, aber jetzt sind auch noch die Kinder mit dabei. Andrea hält sich für die eigene Disziplin eine Papierliste mit den (maximal) 7 wichtigen Aufgaben griffbereit - nach Priorität sortiert. Ein schneller Blick auf die Liste steuert die Aufmerksamkeit vom unerledigten Geschirr - falls Euer Home-Office der Küchentisch ist - schnell wieder zurück. Für mich ist "Remember The Milk" seit Jahren die digitale Alternative und ich pflege mir damit einen Tagesplan, zusammen mit meinem Kalender in den ich den zeitlichen Ablauf eintrage. Mit dem Kalender merke ich auch wenn ich mir zu viel vornehme oder wenn mir der Tag "wegläuft" und ich kann schnell umplanen.

Videokonferenzen

Die Sprachqualität bei Videokonferenzen ist am besten wenn alle ein Headset benutzen. Das muss kein teures sein – hauptsache niemand hat den Ton auf seinen Lautsprechern und gleichzeitig ein (Raum-)Mikrofon. Wenn kein Headset da ist, dann ist zumindest ein normales Paar Kopfhörer schon eine massive Verbesserung. Gruppen die gemeinsam vor einer Kamera sitzen solltet Ihr auch vermeiden: am besten ist jeder mit einem eigenen Gerät unterwegs - Zoom und div. andere funktionieren beispielsweise auch gut auf dem Smartphone oder Tablet.

Kommt ausreichend zeitig zu einer Videokonferenz, denn auch nach mehreren Jahren kommt es immer wieder vor, dass irgendwas an der Technik nicht will. Am besten kommt ihr 5 Minuten zeitiger und lasst in der Agenda für das Meeting am Anfang 5 Minuten Platz für die Begrüßung - dann habt ihr 10 Minuten die euch ab und zu das Meeting retten werden. Denkt dran: wenn 6 Leute 10 Minuten auf den 7ten warten, ist in Summe eine Arbeitsstunde weg.

Macht virtuelle Kaffeepausen. Ein Team lebt von den zufälligen Diskussionen auf dem Flur und an der Kaffeemaschine. Verabredet euch mit Kollegen die ihr sonst an der Kaffeemaschine trefft und trinkt euren Kaffee gemeinsam!

Wenn Ihr nicht nur im Home-Office sondern sogar im Home-Schooling-Office oder Home-Kita-Office seid, dann solltet Ihr euch in einer Videokonferenz immer auf "stumm" schalten wenn ihr gerade nicht redet. Einige Lösungen haben auch eine "Push-To-Talk"-Option, dann drückt man einfach während man spricht eine Taste und wenn man loslässt ist man wieder stummgeschalten. Ansonsten ist es natürlich auch eine Auflockerung des Meetings wenn die Kinder reinkommen und dem Team berichten was gerade in der Wohnung alles in Flammen steht ...

Gesundheit – achtet auf euren Körper und Geist!

Gerade, falls Ihr zu Hause keinen richtigen Arbeitsplatz habt und am Küchentisch sitzt, dann solltet Ihr umso mehr auf Euren Körper achten und aufpassen, dass Ihr nach einigen Tagen nicht mit Rücken- oder Nackenschmerzen dasteht.

Insbesondere hilft es wenn Ihr etwas Gymnastik einbaut: Recken, strecken, die Arme bewegen, wie hier im Beispiel von der TK. Meine Kollegin Andrea hat zum Beispiel ein Theraband griffbereit, aber auch ein Besen oder Handtuch erfüllen den Zweck. Auf YouTube findet Ihr auch unzählige Videos zu diesem Thema.

Um die kleinen Pausen nicht zu vergessen kann auch eine App wie workrave hilfreich sein. Und wenn ihr dann schon aufsteht: regelmäßiges Lüften hilft auch!

Versucht euch eine Ecke einzurichten die euer Büro ist – über mehrere Wochen verschwimmt sonst die Wahrnehmung und man fragt sich gelegentlich ob man eigentlich gerade arbeitet oder zu Hause ist. Etwas "Hygiene" schadet auch hier nicht.

Rechtliches, Finanzielles, Datenschutz

Zuhause deckt eventuell die DGUV nicht eure Unfälle ab - am besten sprecht ihr darüber mit eurem Arbeitgeber und natürlich verhütet Ihr Unfälle indem Ihr das Lego auf dem Weg zur Toilette aufräumt. (Haha.) Wer sich gut absichern möchte kann auch eine private Unfallversicherung abschließen - vielleicht gibt es ja einen Zuschuss vom Arbeitgeber.

Für die Kosten die euch durch das Home-Office entstehen könnt ihr bei Eurem Arbeitgeber einen steuerfreien Zuschuss anfragen - das heißt euer Arbeitgeber kann euch einen (nachvollziehbaren) Betrag, beispielsweise 50€ für die Nutzung des Internetanschlusses überweisen auf den keine SV-Abgaben fällig werden. Belege müsst ihr da normalerweise auch nicht einreichen. Sprecht das am besten mit einem Steuerberater ab oder lasst das vom Arbeitgeber klären.

Passt auch zuhause auf den Datenschutz auf! Nicht jeder von uns hat zuhause ein abschließbares Büro - aber ihr solltet trotzdem darauf achten, dass Rechner, USB-Sticks und Unterlagen nicht einfach so rumliegen. Eine kleine Kiste oder ein Koffer, den Ihr unters Bett schiebt kann da schon reichen. Ach ja und Kaffeeflecken auf dem wichtigen Vertrag sind auch eher ungern gesehen...

Tools

Wir haben ein paar Tools gesammelt, die wir euch empfehlen wollen wenn Ihr jetzt zügig Dinge digital anfangen müsst und noch nicht wisst "wo fange ich an". Alle Werkzeuge haben wir selbst im aktiven Einsatz oder betreiben diese für Kunden und sind damit derzeit zufrieden. Viele der Werkzeuge sind eine kleine Welt für sich und benötigen etwas um sich damit zurecht zu finden - auch hier steht unser Angebot Euch bei Fragen gern zu helfen.

• Social Intranet: Quaive – kostenlose Instanzen für die Zeit während der Corona-Maßnahmen, wenn ihr euch über das Kontaktformular bei Ihnen meldet!
• Chat: RocketChat
• Videokonferenz:
  ** Zoom ein etabliertes Tool das wir seit mehreren Jahren einsetzen
  ** Als kostenlose und freie Variante ist hier Jitsi zu nennen. Wir betreiben seit Kurzem einen offenen offenen Jitsi-Server auf dem wir nur minimal und Datenschutzkonform loggen - insbesondere ideal falls andere Dienste (temporär) ausfallen sollten.
• Messaging: Signal
• Filesharing: syncthing – im Digitalisierungs-Notfallangebot enthalten!
• spontane Arbeitsorganisation: Trello
• VPN: OpenVPN – im Digitalisierungs-Notfallangebot enthalten!

Ich möchte euch was zu einem Homeoffice-Werkzeug fragen!

Digitalisierungs-Notfallangebot

Für die Zeit während der Corona-Phase bieten wir euch 3 Monate unsere Leistungen mit 1.350€ Rabatt pro Monat und ohne Pflicht diese nach dem Zeitraum fortzuführen an. Details gibt es auf unserer Seite zum Digitalisierungs-Notfallangebot.

Quellen zu Corona und Covid-19

• Dashboard der internationalen Verbreitung Johns Hopkins
• Dashboard der Verbreitung in Deutschland Bundesländer und Kreise
• Podcast des NDR mit Prof. Dr. Christian Drosten

Buch-, Lese- und Hörempfehlungen

• Trello über Remote Teams
• Manager Tools Sondersendungen zu Corona
• "Remote" von Basecamp

Ich hoffe, dass euch diese Informationen etwas weiterhelfen. Meine Kollegen vom Flying Circus und ich wünschen euch und Euren Lieben: bleibt gesund!

Christian Theune, Gründer Flying Circus Internet Operations GmbH

Feedback herzlich willkommen!

Ich hätte da noch mehr Anregungen zum Homeoffice!